Координатор  з організації заходів

Повномасштабне вторгнення Росії в Україну 24 лютого 2022 року спричинило найбільшу з часів Другої світової війни кризу біженців у Європі, призвело до численних жертв серед цивільного населення та руйнування інфраструктури, зокрема лікарень, шкіл та дитячих садків. Війна зумовила зростання кількості пацієнтів із травмами, які потребують фізичної реабілітації, психосоціальної підтримки та допоміжних технологій. Попри все, Україна залишається на шляху реформ, орієнтованих на ЄС, зокрема прийнятій у 2021 році Національній стратегії зі створення безбар’єрного суспільства до 2030 року.

Швейцарія, яка є багаторічним партнером України, у 2022 році започаткувала гуманітарний проєкт з реабілітації травм, а нині підтримує довгостроковий проєкт із посилення системи — «Реабілітація травм в Україні» (TRUE).

Мета TRUE — підвищення якості медичної допомоги та результатів фізичної реабілітації для людей з інвалідністю в Україні. Довгострокове бачення полягає у покращенні здоров’я та добробуту всіх жінок, чоловіків та дітей в Україні шляхом підвищення ефективності реабілітації завдяки інтегрованим, якісним послугам і зміні суспільних норм на підтримку ефективної реінтеграції людей з інвалідністю. У підсумку це сприятиме створенню суспільства, яке повністю визнає та підтримує кожну людину з інвалідністю та її родину, де ніхто не залишиться осторонь.

Благодійний фонд “Пацієнти України” у консорціумній співпраці зі Швейцарським інститутом тропічного та громадського здоров’я (Swiss TPH) у межах проєкту «Реабілітація травм в Україні» (TRUE), оголошує конкурс на залучення координатора (-ку) з організації заходів.

Основні завдання фахівця: 

• Планування, організація та координація заходів в межах проєкту.
• Створення  концепцій заходів за підтримки експертної групи. 
• Розробка та ведення календаря заходів, узгодження дат з ключовими  стейкхолдерами.
• Забезпечення повного циклу організації заходів, що зокрема включає:

• підготовку технічних завдань для виконавців та заявок на закупівлі;
• координацію роботи  підрядників;
• координацію логістичного супроводу учасників;
• забезпечення належного оформлення заходу (брендування, роздаткові матеріали, реєстраційні форми, бейджі тощо).
• Координація роботи партнерів та залучених організацій: узгодження ролей, задач, фінансових внесків у реалізацію заходів і навчальних програм, звітності.
• Узгодження програм заходів із тренерами, експертами, партнерами; супровід підготовки тренерських матеріалів.
• Контроль бюджету заходів: планування витрат, збір рахунків і первинних документів, контроль відповідності бюджету донора.
• Забезпечення дотримання стандартів донора щодо закупівель, прозорості, підзвітності та брендування.
• Взаємодія з командою проєкту TRUE для узгодження планів, статусу завдань, потреб фахівців та тренерів.
• Підтримка процесів покращення навчальних програм, структур та підходів на основі зворотного зв’язку від тренерів та учасників.
• Моніторинг ризиків в організації заходів та оперативне реагування на зміни.
• Підготовка та узагальнення документації за результатами проведених заходів, необхідної для проєктної звітності.
• Координація та супровід процедур, пов’язаних з навчальними результатами заходів, зокрема щодо зарахування балів безперервного професійного розвитку (БПР) (за потреби).

Вимоги до кандидата(ки): 

• Вища освіта у сфері комунікацій, менеджменту, охорони здоров’я, освіти, соціальних наук або суміжних галузях.
• Щонайменше 2 роки професійного досвіду в організації або координації заходів, роботи з документами та взаємодії з підрядниками/партнерами.
• Досвід повного циклу організації подій: концепція, планування, логістика, комунікація з партнерами, підготовка технічних завдань, робота з партнерами та підрядниками тощо. 
• Знання принципів проєктного менеджменту, включно з плануванням, документуванням, моніторингом та оцінкою результатів.
• Розуміння вимог донорів та досвід роботи відповідно до їхніх політик, процедур закупівель і стандартів підзвітності.
• Вільне володіння англійською мовою (від рівня B2) для комунікації з міжнародними партнерами та роботи з документацією.
• Впевнене володіння інструментами офісної та проєктної роботи (Google Workspace, Microsoft Office, онлайн-платформи для заходів, сервіси реєстрації учасників).
• Увага до деталей, відповідальність і здатність працювати в умовах багатозадачності.
• Розвинуті комунікаційні та організаційні навички, здатність ефективно взаємодіяти з тренерами, партнерами, учасниками.

Критерії, за якими оцінюватиметься подана заявка:

Відповідний професійний досвід — 40%

Якість надання послуг — 30%

Ціна — 30%

Умови співпраці

1. Формат співпраці: договір з фізичною особою-підприємцем, 3 група
2. Переважно дистанційний формат роботи, з можливими поїздками в регіони України (за потреби).
3. Співпраця з провідними експертами та практиками у сфері реабілітації.  

Як подати заявку

Будь ласка, надішліть:

• резюме українською або англійською мовою;
• короткий мотиваційний лист (до 1 сторінки), у якому опишіть ваш релевантний досвід та очікувану ставку за день;
• рекомендаційні листи вітаються;
• витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань;
• витяг з реєстру платників єдиного податку;
• витяг з реєстру платників ПДВ.

Будь ласка, вищевказані документи надсилайте на електронну адресу: anastasiya.m@patients.org.ua (тему листа просимо зазначити: “Coordinator_Events_TRUE”).

Дедлайн подачі заявки – до 27 січня 2026 року (23:59 за київським часом).  Лише відібрані кандидати будуть запрошені до наступного етапу відбору, який може включати співбесіду.